نموذج إقرار المتطوعين للجمعيات والفعاليات

لماذا تستخدم الجمعيات نموذج إقرار المتطوعين

المتطوعون ليسوا عملاء، لكنهم يواجهون مخاطر حقيقية: رفع صناديق ثقيلة في بنك الطعام، وتنظيم المرور في سباق، واستخدام الأدوات في موقع بناء. ونموذج إقرار المتطوعين يضع توقعات واضحة للطرفين، فالمتطوع يعرف ما يتضمنه الدور، والجهة لديها سجل بأنه قبل هذه المخاطر ووافق على اتباع التعليمات.

كما يجمع معلومات عملية تطاردها الجهات طوال اليوم: جهات الاتصال في الطوارئ والملاحظات الصحية وأذونات الصور.

قالب إقرار المتطوعين

قالب من صفحة واحدة، فاحذف قسم السرية إذا كان متطوعوك لا يطّلعون أبدًا على معلومات شخصية.

نموذج إقرار المتطوعين وقانون حماية المتطوعين

في الولايات المتحدة يحمي قانون حماية المتطوعين الاتحادي لسنة 1997 متطوعي المنظمات غير الربحية والجهات الحكومية من المسؤولية عن الإهمال العادي أثناء أداء دورهم، مع استثناءات منها الإهمال الجسيم والسلوك الإجرامي والأضرار الناتجة عن قيادة مركبة، ولولايات كثيرة قوانين خاصة بها لحماية المتطوعين.

وهذا القانون يحمي المتطوع من مطالبات الآخرين، لكنه لا يمنع المتطوع من المطالبة ضد الجهة إذا أُصيب، وهذه هي الثغرة التي يساعد نموذج إقرار المتطوعين في سدها إلى جانب تأمين الجهة.

أمثلة على إقرارات المتطوعين حسب الدور

كيف تجمع إقرارات فريق كامل من المتطوعين

إقرارات المتطوعين دون 18 عامًا

ترحب جمعيات كثيرة بالمتطوعين المراهقين، غالبًا لساعات الخدمة المدرسية، وتوقيعهم قابل للإبطال عادة، لذا يجب أن يوقّع أحد الوالدين أو الولي القانوني. واقصر المتطوعين الصغار على المهام المناسبة، وتجنب الأدوات الكهربائية ومهام المرور، وحدد نسب الإشراف. ويغطي قسم ولي الأمر في القالب التوقيع، أما الإشراف فقرار تشغيلي يتخذه منسقك.

نموذج إقرار المتطوعين لأيام التطوع المؤسسي

ترسل شركات كثيرة فرقها للتطوع ليوم واحد، ويجب أن يوقّع كل موظف إقراره الخاص لأنه يتحمّل المخاطر شخصيًا. فأرسل إلى منسق الشركة رابطًا واحدًا ليشاركه قبل اليوم. وتطلب بعض الشركات من الجمعية توقيع اتفاقية تطوع خاصة بها قد تتضمن بنود تأمين وتعويض، فاقرأها بعناية وتأكد من أنها لا تتعارض مع إقرارك.

إقرار المتطوعين والحماية

المتطوعون الذين يعملون مع الأطفال أو البالغين المستضعفين يحتاجون عادة إلى أكثر من إقرار، فكثير من الجهات تشترط التحقق من السوابق وتدريبًا على الحماية ومدونة سلوك، وبعض القوانين تجعلها إلزامية. والإقرار ليس مكان هذه الإجراءات، لكنه يستطيع تأكيد أن المتطوع أتمها ويوافق على اتباع سياسة الحماية، واحتفظ بهذه السجلات منفصلة وآمنة.

نموذج إقرار المتطوعين: مثال توضيحي

كان بنك طعام لديه نحو 150 متطوعًا منتظمًا يستخدم ورقة توقيع حضور بفقرة إقرار في أعلاها، وكثيرًا ما تُركت جهات الاتصال في الطوارئ فارغة، ولم يجد أحد نموذج متطوع من العام السابق عندما وصلت مطالبة عن إصابة في الظهر.

فانتقل بنك الطعام إلى إقرار إلكتروني مرتبط برسالة جدولة الورديات، يوقّعه المتطوعون مرة في السنة مع جهة اتصال إلزامية وموافقة اختيارية على الصور، ويتحقق مسؤول الوردية من الأسماء على هاتف عند الباب. وعندما أراد فريق التواصل إبراز المتطوعين في التقرير السنوي، رشّح حسب الموافقة على الصور في ثوانٍ.

أفضل الممارسات لنموذج إقرار المتطوعين

• صِف الدور الفعلي لا «التطوع» بشكل عام.
• اجعل جهة الاتصال في الطوارئ حقلًا إلزاميًا.
• اجعل الموافقة على الصور اختيارية.
• وضّح أن الدور بلا أجر.
• احصل على توقيع ولي الأمر لكل من هم دون 18 عامًا.
• جدّد إقرارات المتطوعين المنتظمين سنويًا.

تنظم الفعالية نفسها؟ يحتاج المشاركون إلى نموذج إقرار الفعاليات. وللمساعدة غير الرسمية لمرة واحدة، راجع إقرار تحمل المسؤولية.

نموذج إقرار المتطوعين: الأسئلة الشائعة