Formulario de exención para voluntarios de ONG y eventos
Un formulario de exención de una página para voluntarios de ONG y eventos, con riesgos, conducta, contactos de emergencia y consentimiento de imagen opcional.
Actualizado 23 oct 2026Respuesta rápida
Un formulario de exención para eventos es una exención que los participantes firman antes de una carrera, un festival, un torneo o una reunión, en la que aceptan los riesgos del evento y eximen al organizador, los patrocinadores, el recinto y los voluntarios de las reclamaciones por negligencia ordinaria. Una buena exención para eventos incluye el nombre y la fecha del evento, riesgos concretos, una declaración de aptitud física, una autorización de tratamiento de urgencia y un consentimiento de imagen opcional. En eventos grandes, recójala por código QR antes de la llegada.
¿Qué es un formulario de exención para eventos?
Es una exención de responsabilidad pensada para una ocasión concreta con fecha. En lugar de cubrir visitas continuas, cubre una carrera, un festival o un torneo. Como en los eventos intervienen muchas partes, suele eximir a más personas: el organizador, los patrocinadores, el propietario del recinto, los contratistas y los voluntarios.
La otra diferencia es la escala. Un gimnasio recoge unas pocas exenciones por hora. Una carrera de 5 km puede necesitar 800 antes del pistoletazo. Eso hace que cómo recoge las firmas sea tan importante como lo que dice la exención.
Plantilla de exención de responsabilidad para eventos
Una plantilla para un solo evento, pensada para carreras, festivales y torneos. Mantenga el consentimiento de imagen opcional y aparte.
Datos del participante
Nombre completo: [Nombre completo] Fecha de nacimiento: [Fecha de nacimiento]
Teléfono: [Teléfono] Correo electrónico: [Correo electrónico]
Contacto de emergencia: [Nombre y teléfono]
Número de entrada, dorsal o inscripción: [Número]
1. El evento
Estoy inscrito para participar en [Nombre del evento], organizado por [Nombre del organizador] el [Fecha] en [Recinto o recorrido].
2. Riesgos
Entiendo que el evento conlleva riesgos, como [caídas, choques, golpe de calor, deshidratación, condiciones meteorológicas, terreno irregular, aglomeraciones y tráfico en el recorrido], y participo voluntariamente.
3. Aptitud física y salud
Confirmo que estoy en condiciones de participar. Información médica que debe conocer el equipo sanitario del evento: [Detalles o "ninguna"].
4. Normas e instrucciones
Seguiré las normas del evento y las instrucciones de los jueces, el personal de recorrido y el equipo sanitario, incluidas las de parar.
5. Exención
En la máxima medida permitida por la ley, eximo a [Nombre del organizador], a sus patrocinadores, a los propietarios del recinto, a los voluntarios y al personal de las reclamaciones derivadas de mi participación, incluidas las causadas por su negligencia ordinaria. Esto no se aplica a la negligencia grave ni a la conducta dolosa.
6. Tratamiento de urgencia
Autorizo al equipo sanitario del evento a prestar u organizar tratamiento si me lesiono o me encuentro mal y no puedo dar mi consentimiento.
7. Fotos y vídeo (opcional)
☐ Acepto que las fotos y vídeos míos tomados en el evento puedan ser usados por el organizador para promocionar futuros eventos.
Firma
Firma: [Firma] Fecha: [Fecha]
Padre, madre o tutor de participantes menores de 18 años: [Nombre y firma]
Nombre completo: [Nombre completo] Fecha de nacimiento: [Fecha de nacimiento]
Teléfono: [Teléfono] Correo electrónico: [Correo electrónico]
Contacto de emergencia: [Nombre y teléfono]
Número de entrada, dorsal o inscripción: [Número]
1. El evento
Estoy inscrito para participar en [Nombre del evento], organizado por [Nombre del organizador] el [Fecha] en [Recinto o recorrido].
2. Riesgos
Entiendo que el evento conlleva riesgos, como [caídas, choques, golpe de calor, deshidratación, condiciones meteorológicas, terreno irregular, aglomeraciones y tráfico en el recorrido], y participo voluntariamente.
3. Aptitud física y salud
Confirmo que estoy en condiciones de participar. Información médica que debe conocer el equipo sanitario del evento: [Detalles o "ninguna"].
4. Normas e instrucciones
Seguiré las normas del evento y las instrucciones de los jueces, el personal de recorrido y el equipo sanitario, incluidas las de parar.
5. Exención
En la máxima medida permitida por la ley, eximo a [Nombre del organizador], a sus patrocinadores, a los propietarios del recinto, a los voluntarios y al personal de las reclamaciones derivadas de mi participación, incluidas las causadas por su negligencia ordinaria. Esto no se aplica a la negligencia grave ni a la conducta dolosa.
6. Tratamiento de urgencia
Autorizo al equipo sanitario del evento a prestar u organizar tratamiento si me lesiono o me encuentro mal y no puedo dar mi consentimiento.
7. Fotos y vídeo (opcional)
☐ Acepto que las fotos y vídeos míos tomados en el evento puedan ser usados por el organizador para promocionar futuros eventos.
Firma
Firma: [Firma] Fecha: [Fecha]
Padre, madre o tutor de participantes menores de 18 años: [Nombre y firma]
Cómo recoger exenciones de eventos por código QR
- Enlace la exención en la confirmación de inscripción. La mayoría de los participantes firma en el momento de inscribirse.
- Envíe un recordatorio dos o tres días antes del evento a quien no haya firmado.
- Imprima un código QR grande en pancartas en la entrada y en la mesa de recogida de dorsales.
- Ponga unas cuantas tabletas quiosco en el registro para quien no tenga teléfono.
- Compruebe los nombres en la entrada con los registros firmados, con las alertas médicas visibles para el equipo sanitario.
El lado del firmante de este proceso se explica en firmar exención online, y la configuración de la tableta en quiosco de exenciones.
Ejemplos de exención por tipo de evento
| Evento | Riesgos que nombrar | Cláusula adicional |
|---|---|---|
| Carrera popular o solidaria | Caídas, golpe de calor, eventos cardíacos, tráfico | Autoridad del equipo sanitario para detener a un corredor |
| Carrera de obstáculos | Caídas desde altura, agua, barro, cortes | Norma para saltarse obstáculos |
| Evento ciclista | Caídas, choques, tráfico rodado | Casco obligatorio |
| Festival con actividades | Aglomeraciones, atracciones, meteorología, alcohol | Normas de conducta y alcohol |
| Torneo deportivo | Lesiones propias de cada deporte | Equipo y categoría de edad |
A quién debe eximir un formulario de exención para eventos
Los eventos suelen implicar a varias organizaciones, y una reclamación puede dirigirse contra cualquiera de ellas. Nombre a cada grupo en la exención: el organizador, el recinto o el propietario del terreno, los patrocinadores, la empresa de cronometraje o de equipos y los voluntarios. Muchos recintos y ayuntamientos exigen figurar en las exenciones de los participantes como condición del permiso, así que revise su acuerdo con el recinto.
Los proveedores y feriantes son distintos. Deben firmar su propio acuerdo de indemnización en lugar de una exención de participante. Consulte la plantilla de indemnización.
Consentimiento de imagen en una exención para eventos
Los eventos se fotografían sin parar, y los organizadores quieren esas imágenes para su marketing. Mantenga el consentimiento de imagen como una casilla aparte y opcional, no como condición de entrada. Obligar a darlo frustra a los participantes y puede chocar con leyes de privacidad como el RGPD. Si alguien lo rechaza, el registro lo refleja y sus fotógrafos pueden evitar usar sus imágenes.
Exención para eventos, meteorología y cancelaciones
Una exención para eventos cubre los riesgos de participar. No es el lugar para las normas de reembolso y cancelación, que van en las condiciones de la entrada o de la inscripción. Mezclarlas confunde ambas. Lo que sí debe decir la exención es que la meteorología es un riesgo del evento y que los participantes deben seguir las instrucciones si el organizador retrasa, acorta o detiene el evento por seguridad, por ejemplo por calor, tormenta eléctrica o viento fuerte.
Mantenga dos documentosLas condiciones de inscripción cubren el pago, los reembolsos, los cambios de titular y las cancelaciones. La exención cubre el riesgo, la salud, la conducta y la exención de responsabilidad. Enlace ambos en la página de inscripción.
Exenciones para eventos de varios días y series de carreras
Para un festival de fin de semana o una serie de carreras, una sola exención puede cubrir todas las fechas si la cláusula de participación las enumera, por ejemplo «la Serie de Trail de Verano 2027 los días 12 de junio, 10 de julio y 14 de agosto». Los participantes firman entonces una vez en el primer evento. Si el recorrido, las actividades o las normas cambian entre fechas, pida una nueva firma, porque la exención debe coincidir con lo que la gente hace de verdad ese día.
Exención para eventos: participantes, voluntarios, proveedores y público
| Grupo | Documento |
|---|---|
| Participantes y competidores | Formulario de exención para eventos (esta página) |
| Menores que participan | Exención para eventos firmada por un padre, madre o tutor |
| Voluntarios y personal de recorrido | Formulario de exención para voluntarios |
| Proveedores y food trucks | Acuerdo de indemnización más certificado de seguro |
| Público | Condiciones de la entrada y normas del recinto, normalmente sin exención |
Mantenerlos separados evita un error habitual: pedir a los proveedores que firmen una exención de participante que no cubre los riesgos que de verdad generan.
Formulario de exención para eventos: un caso ilustrativo
Una carrera solidaria de 10 km con 1.200 corredores usaba exenciones en papel en la recogida de dorsales. La cola cruzaba el aparcamiento, los voluntarios pasaban la tarde ordenando hojas y tres corredores salieron sin firmar.
Al año siguiente, el enlace de la exención estaba en el correo de inscripción, con un recordatorio tres días antes y pancartas con QR en la recogida. Alrededor del 90 % firmó antes de llegar. Cuatro tabletas quiosco se encargaron del resto. En el cajón de salida, el personal comprobó los dorsales con los registros firmados, y la carpa médica podía ver afecciones marcadas como asma y diabetes. La recogida de dorsales tardó la mitad, y cada corredor que tomó la salida tenía una exención firmada.
Buenas prácticas para formularios de exención para eventos
- Nombre el evento, la fecha y el recorrido o el recinto.
- Exima a todas las partes implicadas, incluidos el recinto y los voluntarios.
- Recoja las exenciones en la inscripción, no en la entrada.
- Mantenga el consentimiento de imagen opcional y aparte.
- Dé al equipo sanitario acceso a las afecciones marcadas.
- Exija la firma de un tutor para los menores.
¿Necesita también exenciones para quienes trabajan en el evento? Consulte el formulario de exención para voluntarios.
Formulario de exención para eventos: preguntas frecuentes
Idealmente en la inscripción. Incluya la exención en el proceso de inscripción y recuerde a quien no haya firmado unos días antes del evento.
Sí, si nombra cada actividad, como la carrera, la zona de obstáculos y los juegos de después, y sus riesgos.
Los participantes virtuales suelen hacerlo por sus propios recorridos. Aun así, conviene una breve exención en la que reconozcan que eligen su recorrido y aceptan sus riesgos.
Una exención que los participantes firman antes de un evento concreto, en la que aceptan sus riesgos y eximen al organizador, el recinto, los patrocinadores y los voluntarios de las reclamaciones por negligencia ordinaria.
Enlace la exención en los correos de inscripción, envíe un recordatorio antes del evento y use códigos QR y tabletas quiosco en el registro para quien no haya firmado.
Inclúyalo como una casilla aparte y opcional. El consentimiento de imagen no debe ser una condición para participar.
Al organizador, el recinto o el propietario del terreno, los patrocinadores, los contratistas y los voluntarios, según exija su acuerdo con el recinto.
Normalmente no. Las exenciones son para los participantes. Al público lo cubren las condiciones de la entrada, las normas del recinto y su seguro de responsabilidad civil.
Sí. Enumere cada fecha y lugar en la cláusula de participación. Si las actividades o las normas cambian entre eventos, pida a los participantes que firmen la exención actualizada.
La firma de un menor suele ser anulable, así que un padre, madre o tutor legal debe firmar la exención de cualquier participante menor de 18 años.
Esta plantilla es un punto de partida, no asesoramiento legal. Las leyes sobre exenciones varían según el país y el estado, así que pida a un abogado local que revise cualquier exención antes de confiar en ella. Consulte nuestra política editorial y nuestro aviso legal.